留学生を採用するときに必要な手続

どのような職種で求人が必要かを検討する

求人が必要な業務の棚卸をする

まず、自社ではどのような人材を募集するのか、精査する必要があります。
この後でも解説しますが、外国籍人材は基本的にはどんな職種でも任せられる訳ではなく、一定の業務内容に限って就労することができます。
ですので、「何でもいいから人手が欲しい」ではなく、「この仕事を任せられる人を採用したい」と明確に棚卸することが必要です。

その業務の在留資格該当性を精査する

外国籍の方は、日本に在留するためには基本的には在留資格を取得する必要があります。
この在留資格は、入管法で、一定の活動や一定の身分・地位に基づいた活動をすることができると定められています。
これは逆に言えば、活動内容が特定のものに制限されているということです。

一般的な企業で従事する内容は、たいてい「技術・人文知識・国際業務」という在留資格に当てはまることが多いですが、在留資格ありきではなく、活動内容をベースにして、あてはまる在留資格があるのかどうかを判断します。

担当職種に必要な知識や経験を定義する

在留資格は誰でも取得できるかというと、そういうわけではありません。
たとえば技術・人文知識・国際業務という在留資格についていえば、大学卒業レベルの文系・理系知識などが最低限要求されます。
また、大卒までいかなかったとしても、専門学校を卒業して「専門士」の学位を取得できる程度の専門性が必要となってきます。

在留資格の申請をする際には、こうした外国籍人材の知識や経験と、就労内容の関連性が要求されることがあるため、求人の必要な職種にどのような知識や経験が求められるのか、ということを明確にしておく必要があります。

どのような留学生を採用したいのかを定義する

採用したい学生の学歴

前項でも解説してきましたが、外国籍人材は誰でも採用して働かせられる訳ではなく、在留資格を取得する上で一定の知識や経験などが求められます。
特に、技術・人文知識・国際業務の在留資格では専門学校や大学を卒業する程度の学歴が要求されます。

日本で出会う留学生の学歴では、一般的には

1. 日本語学校
2. 専門学校
3. 大学学部生
4. 大学院生

という分類ができるかと思います。
このうち、本国や日本で大学を卒業した学歴が無く、高卒で日本語学校しか卒業していないような場合には、採用したとしても在留資格の許可が出る可能性はほぼ無いため、ある程度の学歴基準を設定しておくことが必要です。

ちなみに、在留資格「技術・人文知識・国際業務」の場合、大学卒業の見込みや、日本の専門学校卒業の見込みがあれば在留資格変更の許可が出る可能性があります。

どのような知識を学んできたか

繰り返しになりますが、在留資格「技術・人文知識・国際業務」の場合、職務内容と外国籍人材が大学や専門学校で学んできた内容の関連性が判断されます。
大学卒業または卒業見込みの資格で申請をする場合、理系や文系の関連性はそこまで厳密には判断されず、緩やかに判断されることになります。
しかし、日本の専門学校を卒業または卒業見込みの資格で申請をする場合、専門学校での履修内容と、就職先での職務従事内容は厳格に関連性を判断されます。

たとえば、プログラミングなどのIT関連スキルを学ぶことができる専門学校を卒業したにもかかわらず、就職後の職務内容が経理等の会計業務である場合には、関連性が無いということで在留資格変更の許可が出ません。

労働条件を確定させる

日本人従業員の採用と同じ基準で進める

外国籍人材を採用する際の労働条件については、労働基準法の観点でいうと、国籍が違うことのみを理由として日本人と差別的待遇をすることは許されません。
ですので、とにかく国籍に関係なく、日本人も外国籍人材も同じ土俵で労働条件の決定をする必要があります。

特に賃金格差はご法度

労働基準法上は、差別的待遇には低水準の差別的待遇と高水準の差別的待遇、どちらもしてはならないという意味が含まれています。
ですので、外国籍人材だからといって日本人より労働条件を悪くすることも、よくすることも認められません。

他方、入管法における在留資格審査では、特に賃金格差について厳しく判断されます。
在留資格の許可を出す際の判断基準として、日本人と同等以上の報酬額が確保されていることが求められます。
ですので、とにもかくにも日本人だから、外国籍だから、ということに関係なく、本人の能力や経験などを踏まえて、公平に労働条件を決定しなければなりません。

在留資格変更許可申請の手続をする

申請先の入国管理局を確認する

採用条件なども確定して、実際に求人を出して採用が決まると、今度は在留資格の申請をする必要があります。
留学生は通常、「留学」の在留資格で学校に通っており、この留学は就労することのできない在留資格のため、就職後の職務内容に合わせて就労することのできる在留資格への変更が必要なのです。

このとき、申請は入国管理局に対して行いますが、どの入国管理局に申請に行けるわけではありません。

入国管理局の組織形態としては、地方出入国在留管理局が8か所、支局が7か所、地方出入国在留管理局と支局に所属する出張所が全部で61か所あって、それぞれの入国管理局、支局、出張所が管轄地域を持っています。
例えば、東京出入国在留管理局は東京、神奈川、埼玉、千葉、茨城、栃木、群馬、山梨、長野、新潟を管轄しており、横浜市局は神奈川県の実を管轄しています。

留学から就労系資格、たとえば「技術・人文知識・国際業務」へと変更申請をする場合、

1. 申請人の住居地を管轄する入国管理局または支局
2. 就労先の所在地を管轄する入国管理局または支局

へと申請する必要があります。
申請人が山梨に住んでいて、就職後は東京都内で働くという場合、山梨県を管轄している東京出入国在留管理局、立川出張所、さいたま出張所、甲府出張所のいずれかに申請することが可能です。

出入国在留管理局の管轄は、出入国在留管理庁のWebサイトで確認することができます。

卒業見込みで申請する場合

留学生として専門学校や大学に在学中で、卒業を前提として在留資格「技術・人文知識・国際業務」の申請をする場合には、学校から卒業見込み証明書が発行されることが重要です。
卒業見込み証明書が発行されない場合、仮に本当にもうすぐ学校を卒業予定だったとしても、その学歴はないものとして扱われます。
卒業見込み証明書の発行可能時期は学校によっても異なるとは思いますが、3月に卒業予定の学校であれば、前年の12月から1月にかけて取得できる場合が多いのではないかと思います。

その他、履修内容と職務内容の関連性を示すための成績証明書や履修内容証明書、出席状況を示す出席証明書なども用意しておきましょう。

学校未卒（中退）で申請する場合

学校を中退して申請する場合は、注意が必要です。
当たり前ですが、中退するとその学校を卒業したことにはならないため、学歴としては扱われません。
在留資格「技術・人文知識・国際業務」の場合、10年以上といった実務経験がない場合は、在留資格の決定にあたって学歴を求められます。

ですので、中退する前に申請人本人の経歴で在留資格該当性を満たすのかどうかは必ず検討が必要です。

中退をして申請をする場合、入国管理局の審査官は、学校での素行に問題があったため（出席不良等）退学したのではないか、と考えます。
したがって、留学生としての素行には問題が無かったことを示すために、成績証明書や出席証明書は必要になることが多いでしょう。
また、場合によっては、なぜ学校を中退して就職をするのかという理由を記載した理由書の提出を求められることも有ります。

いずれにせよ、中退して申請をする場合には細心の注意を払うようにしてください。

採用後に行う各種手続き

外国籍人材を採用して在留資格申請をして無事に許可が出ても、それで終わりではありません。
外国籍人材を継続して雇用するには、引続き様々なことに注意を払う必要があります。

社会保険手続関係、所得税、住民税

まず、社会保険関係については、日本人と全く同じです。
外国籍だから違うということはありません。
健康保険、厚生年金保険、介護保険、雇用保険、労災保険とすべて同じです。

次に所得税や住民税についてですが、こちらも日本人と同じです。
所得税の源泉徴収や、住民税の特別徴収義務があれば、必ず対応します。

労働施策総合推進法に基づく届出

労働施策総合推進法は、正式名称を労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律といいます。
この法律で、事業主は新たに外国人を雇い入れた場合、あるいは雇用する外国人が離職した場合に、所定事項を届け出なければならないとしています（労働施策総合推進法第28条）。

外国籍人材の雇用・離職時の届け出義務は入管法上にも定められていますが、この労働施策総合推進法上の届出を行うことで、入管法上の義務は免除されます（入管法施行規則第19条の16）。

配置転換で職種を変更する場合

ある程度の規模のある企業で継続勤務していくと、ジョブローテーションの一環で配置転換をすることもあるかと思います。
外国籍人材を配置転換させる場合、配置転換後の業務内容について丁寧に検討する必要があります。

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で就労活動をする場合、就労内容には一定の制限があります。
配置転換後の業務内容が「技術・人文知識・国際業務」の範囲に該当しない場合、不法就労となってしまいます。
そうした事態を防ぐためにも、配置転換をする前に、就労資格証明書の交付を受けるようにしましょう。

就労資格証明書は、これから従事しようとする業務内容が、外国籍人材の現在の在留資格に対応しているかどうかを入国管理局が判断して、証明してくれる制度です。
就労資格証明書が無事に交付されれば、安心して配置転換をして新しい職務を担当させて構いません。

なお、在留資格が「日本人の配偶者等」「永住者」「永住者の配偶者等」「定住者」の方や「特別永住者」の方の場合は、就労内容に制限がないので、こうした就労資格証明書の取得はもちろん、在留資格の変更手続も不要です。

在留期間満了前の期間更新手続

在留資格には、在留期間が定められています。
期間は人によってまちまちですが、技術・人文知識・国際業務であれば1年、3年、5年といった期間が付与されます。
この在留期間満了日以降も継続して外国籍人材を雇用する場合は、期間の更新申請をして許可を受ける必要があります。

在留期間更新許可申請は、在留期間が満了する3か月前から申請することが可能です。
在留期間が過ぎてから申請をしても受付してもらえないので、期限管理には十分気を付けてください。